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超声速工作法4 将会议的时间缩短一半
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对于参与型管理者来说,最头疼的莫过于开会占用太多的时间了。
如果一天需要出席三场会议的话,那么就要用掉最少三个小时的时间。
这样的话,当天的工作就要全部延后。
关于提高会议效率的方法,我在正文中也已经说过了,在这里我将继续为大家介绍一些缩短会议时间的方法。
①取消对资料进行说明的时间(让与会者事先阅读资料)
在会议一开始的时候宣读会议资料完全是在浪费时间。
因此,应该让与会者事先把握会议资料的内容,等到开会的时候直接进入正题。
这样做不但可以省去宣读会议资料的时间,还能大幅减少使用投影仪的时间。
但使用这个方法也有需要注意的地方。
时间管理员能够有效避免会议超时
·提前两天将会议资料交给与会者
·会议资料内容要控制在最小范围内,减轻读者的负担
只要做到上述两点,就能极大地减轻与会者在进行会议准备时的压力。
②事先规定好各个议题的讨论时间
在会议正式开始之前,必须先确认本次会议的各项议题。
确认议题的同时,也要事先规定好各个议题的讨论时间。
这样做可以有效防止会议时间延长。
需要注意的是,确认议题的同时还要确认是否有意外增加的项目。
如果在会议即将结束时,忽然有人提出“这么说来,我想到这样一个方法……”
的话,会议时间就会随之延长。
③设定一个时间管理员
即便采取了上述的措施,仍然无法保证会议能够按时结束。
因此,在召开会议时务必设定一个时间管理员。
时间管理员可以使用平板等设备定好闹钟并摆在桌子上,使所有人都可以确认还剩余多少时间,这样做非常有助于提高会议效率。
④让其他人担任会议主持人
为了帮助部下成长、提高团队自主运营的意识,最好让团队的副手来担任会议的主持人。
这样做还有一个好处,那就是能够缩短会议的时间。
如果让管理者亲自主持会议,当遇到自己比较关心话题,管理者就会不自觉地多说很多内容。
在这种情况下,即便“已经没有时间了”
,但部下们也很难将提醒说出口。
从这个角度来说,让部下担任会议的主持人更加合理。
对于参与型管理者来说,缩短会议时间具有非常重大的意义。
我介绍的这些方法都是从今天开始立刻就能派上用场的方法。
请大家一定要试一试。
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